+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Аренда квартиры в командировке: подтверждающие документы и на ком лежат расходы по найму жилого помещения

Командировка: расходы по найму жилья

Правительство РФ издало Постановление от 13.10.2008 N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение N 749). Пунктом 11 названного положения предусмотрено, что работнику возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные)*(1), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. Кроме этого, уточнено, что размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Следует отметить, что ст. 168 ТК РФ установлено, что в коллективном договоре/локальном акте, помимо размеров, связанных с командировками, определяется и порядок их возмещения.

Вместе с тем, как правило, бюджетные учреждения в целях регулирования вопросов выплаты командировочных расходов используют нормы Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729*(2) для организаций, финансируемых из федерального бюджета (далее — Постановление N 729), и Указа Президента РФ от 18.07.2005 N 813*(3) (далее — Указ N 813) для организаций, в которых проходят службу федеральные гражданские государственные служащие.

Несмотря на обязанность возмещения тех или иных расходов, произведенных работником во время командировки, налогообложение таких выплат будет осуществляться в соответствии с требованиями налогового законодательства, поскольку Налоговый кодекс является нормативным актом прямого действия. Вопросам обложения НДФЛ посвящен абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, ЕСН — абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

В предложенной статье мы рассмотрим порядок налогообложения выплат, связанных с возмещение расходов по найму жилья на время командировки.

Документальные расходы по найму жилья

Не подлежат налогообложению документальные расходы по найму жилого помещения. При этом отметим, что нормирование данных расходов в целях обложения НДФЛ и ЕСН*(4) не производится (как правило, стоимость бронирования входит в стоимость проживания, а также не является выплатой в пользу физического лица в связи с направлением его в командировку).

В целях правильного применения указанной нормы бухгалтерам необходимо строго отслеживать, какие расходы возмещаются работнику по документам, подтверждающим проживание: в квитанции об оплате проживания четко должна быть обозначена цель расходов — за проживание/наем жилого помещения. В данном случае база для налогообложения отсутствует.

Суд отметил, что предельного перечня расходов, входящих в командировочные, норма абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ не содержит.

В счетах, выставленных гостиницами отдельной строкой, выделялись платежи за проживание, пользование телевизором, холодильником и т.д. Оплата работниками организации указанных услуг вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы.

Дополнительно скажем, что ранее МНС разъясняло следующее: если в расшифровку оплаты номера включаются суммы оплаты наличия в нем телевизора, телефона, холодильника, то стоимость оплаты этих минимально необходимых услуг также является компенсационной выплатой, не подлежащей налогообложению (Письмо МНС РФ от 02.07.1999 N ВГ-6-06/521). При этом следует иметь в виду, что согласно Приказу Ростуризма от 21.07.2005 N 86*(9), изданному во исполнение Распоряжения Правительства РФ от 15.07.2005 N 1004-р, к большинству категорий номеров гостиниц (за исключением номеров II/III — V категорий) предъявляются требования об обязательном наличии холодильника/телевизора.

Для плательщиков налога на прибыль обложение ЕСН дополнительных услуг, не входящих в цену номера, не производится на основании ст. 252, п. 1 пп. 12 ст. 264 и п. 3 ст. 236 НК РФ.

Возможны ситуации, когда работник при представлении авансового отчета по командировке прикладывает в качестве подтверждающих документов только счета о проживании из гостиниц без наличия чека контрольно-кассовой машины. При этом возникает вопрос: необходимо ли соответствующие суммы включить в состав расходов по налогу на прибыль и доначислить ЕСН и НДФЛ?

Положениями ст. 217, 238 НК РФ установлено, что не подлежат обложению НДФЛ и ЕСН выплаты, связанные с расходами на командировки, в частности расходы по найму жилого помещения, при условии их документального подтверждения.

Как следует из материалов дела, данные расходы подтверждены счетами гостиниц, которые являются первичными документами, следовательно, выданные сотрудникам подотчетные денежные средства не являются их доходом, поскольку они были использованы ими в интересах организации.

Таким образом, считается неправомерным доначисление НДФЛ и ЕСН, а также штрафов и пени по указанным налогам.

Доказательств того, что реально услуги по проживанию не оказывались работникам и полученная часть аванса, предназначенная для оплаты найма жилья, фактически оставалась у работника (в нарушение положений ст. 65 АПК РФ), налоговый орган не представил. Таким образом, было признано недействительным решение налогового органа в части доначисления НДФЛ*(13).

При этом чеки контрольно-кассовой техники (билеты на проезд), представленные во время налоговой проверки, не имели информации, поскольку бумажный носитель по истечении времени не содержал ее.

Арбитрами было отмечено следующее: из протокола судебного заседания усматривается, что судом первой инстанции предлагалось проведение технической экспертизы спорных документов на предмет исследования информации, имевшейся на этих бумажных носителях, однако организация от проведения экспертизы отказалась, то есть не воспользовалась возможностью доказать соответствующие обстоятельства. Названный факт послужил основанием для увеличения налоговой базы по НДФЛ на соответствующие суммы.

Расходы по найму жилья без подтверждающих документов

Конкретный работодатель на основании требований ст. 168 ТК РФ в части самостоятельного установления порядка и размеров возмещения командировочных расходов вправе определить надлежащий порядок и норматив возмещения расходов на проживание без подтверждающих документов*(14).

Обложение ЕСН в данном случае у плательщиков налога на прибыль не производится на основании п. 3 ст. 236 НК РФ.

Расходы по найму жилья у частных лиц

Встречаются случаи, когда работник направляется в командировку в такую местность, где отсутствуют организации (индивидуальные предприниматели), оказывающие гостиничные услуги. Как правило, тогда физические лица проживают на частных квартирах, принадлежащих гражданам.

Основанием для подтверждения такого проживания и произведенных расходов будут являться договор найма жилого помещения, заключенный на основании ст. 671 ГК РФ и 30 ЖК РФ, либо договор поднайма жилого помещения, заключенный на основании ст. 685 ГК РФ, 76 ЖК РФ (иногда физические лица заключают так называемый договор аренды жилого помещения, тем не менее такой договор будет регулироваться нормами законодательства о найме/поднайме жилого помещения, несмотря на юридическую некорректность названия договора). Суммы, выплаченные на основании такого договора (договор составляется в письменной форме), не подлежат обложению у командированного сотрудника ни НДФЛ, ни ЕСН.

Необходимо сказать несколько слов о налогообложении доходов физического лица, сдавшего квартиру (по договору, сторонами которого являются физические лица).

Во-первых, командированный сотрудник выплачивает лицу, сдавшему квартиру, сумму, обусловленную условиями договора в полном объеме без каких-либо удержаний, поскольку сотрудник не является налоговым агентом и законодательством на него не возложена обязанность в данном случаем исчислять и удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Во-вторых, на организацию, возместившую своему сотруднику расходы по найму жилого помещения, не возложена обязанность удержания НДФЛ с доходов “сдатчика“ квартиры, поскольку организация не выплачивает этому лицу никаких доходов, то есть не является в этом случае налоговым агентом. Отсутствует у нее и обязанность подавать сведения в налоговые органы, поскольку такая обязанность на основании п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ возложена только на налоговых агентов.

В-третьих, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 228 и ст. 229 НК РФ физическое лицо, сдавшее в наем (поднаем) жилое помещение, обязано самостоятельно исчислить НДФЛ и уплатить его при декларировании своих доходов*(15).

“Оплата труда в бюджетном учреждении: акты и комментарии для бухгалтера“, N 2, февраль 2009 г.

*(2) Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

*(3) Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 “О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих“.

*(7) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 N 490 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в РФ“.

*(8) Счет по форме N 3-Г, утв. Приказом Минфина РФ от 13.12.1993 N 121.

*(9) Приказ Ростуризма от 21.07.2005 N 86 “Об утверждении Системы классификации гостиниц и других средств размещения“.

*(11) Имеется в виду абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ.

*(13) При этом уместно вспомнить и п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53, согласно которому акт нарушения контрагентом налогоплательщика своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, в частности, в силу отношений взаимозависимости или аффилированности налогоплательщика с контрагентом.

*(14) Для бюджетных учреждений следует напомнить, что при отсутствии документов, подтверждающих проживание, выплачивается сумма в размере 12 руб. в сутки (пп. “а“ п. 1 Постановления N 729) или в размере 30% установленной нормы суточных для государственных служащих (п. 19 Указа N 813).

*(15) Для справки: п. 2 Постановления Пленума ВС РФ от 18.11.2004 N 23 разъяснено, что в тех случаях, когда не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя лицо приобрело для личных нужд жилое помещение или иное недвижимое имущество либо получило его по наследству или по договору дарения, но в связи с отсутствием необходимости в использовании этого имущества временно сдало его в аренду или внаем и в результате такой гражданско-правовой сделки получило доход (в том числе в крупном или особо крупном размере), содеянное им не влечет уголовной ответственности за незаконное предпринимательство.

Это интересно:  Какие документы нужны для продажи авто наследником?

Содержание

Делопроизводство

Оплата гостиницы в командировке

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

  • своевременное прибытие на место назначения;
  • результативное выполнение командировочного задания;
  • отъезд в назначенное время;
  • предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:

  • последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
  • границы размеров компенсирования затрат;
  • регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
  • перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
  • нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.

Где можно останавливаться?

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

  • гостиничный номер;
  • служебные квартиры;
  • самостоятельная аренда комнаты;
  • проживание у родственников.

Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

Гостиничный номер

Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

Служебные квартиры

Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

  • оптимальное решение бытовых проблем,
  • близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны? Узнайте здесь.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

  • уставные и банковские реквизиты отеля;
  • паспортные данные проживающего;
  • размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
  • срок пребывания;
  • печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

Оплата проживания в командировке в 2018 году

Как считать?

Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

Нормы, условия, лимиты

При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

  • простые сотрудники;
  • административно-управленческий персонал предприятия.

Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

Пример:

Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

  • 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
  • 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
  • 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
  • 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
  • 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
  • 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
  • 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.

Нужно ли оформлять командировку на 4 часа? Узнайте тут.

Для чего нужна служебная записка на командировку? Смотрите здесь.

Налоговый учет

Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

Если есть подтверждающие документы

Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

Компенсация без подтверждающих документов

Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.

Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.

Нюансы расчетов в бюджетной организации

Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.

Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.

В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.

Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.

4.1. Аренда квартир для проживания командированных работников

4.1. Аренда квартир для проживания командированных работников

Организации, которые часто направляют своих сотрудников в командировки, несут значительные расходы на оплату услуг гостиниц. Для оптимизации таких затрат организация может приобрести или арендовать для проживания квартиры в городах, куда она командирует работников на постоянной основе. До заключения договора аренды квартиры организация должна рассчитать, действительно ли в данном случае уменьшатся расходы на проживание командированных сотрудников, и только после этого принимать конкретное решение.

Юридическое лицо, получившее жилое помещение от собственника в пользование на основании договора аренды, вправе использовать его только для проживания граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, договор независимо от срока его действия должен быть заключен в письменной форме. Договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации (ст. 609 и 651 ГК РФ).

Действующее законодательство не содержит требования об оформлении организационно-распорядительных документов при принятии решения об аренде квартиры для командированных сотрудников. Но такие документы будут нелишними и позволят в случае необходимости доказать производственный характер расходов.

Финансовый отдел организации разработал план снижения расходов, в котором, в частности, содержится предложение снимать квартиру в Москве для проживания командированных сотрудников. Руководитель организации принял решение арендовать с 1 июля 2008 года квартиру для вышеуказанных целей, которое было оформлено приказом.

Налоговый учет арендных платежей и коммунальных расходов. В подпункте 12 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрена возможность включения в состав расходов на командировки такого вида затрат, как расходы на наем жилого помещения.

Это интересно:  Виды трудового договора, который может быть заключен с работником в РФ: особенности отдельных типов и форм документа в зависимости от срока действия и иных оснований

Затраты по аренде квартиры могут быть включены в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, только на основании документов, косвенно подтверждающих факт проживания в ней командированных работников. Это приказ о командировке, командировочное удостоверение, проездные документы до места командировки, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т.д.

Обложение налогом на доходы физических лиц. Если организация-арендатор заключила договор с арендодателем – физическим лицом, она признается налоговым агентом и обязана исчислять, удерживать и перечислять в бюджет налог на доходы физических лиц с сумм арендной платы (ст. 226 НК РФ), так как доходы физических лиц, полученные от сдачи в аренду имущества, являются объектом обложения этим налогом (подпункт 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 224 НК РФ такие доходы облагаются по налоговой ставке 13 %. К этим доходам могут применяться налоговые вычеты, предусмотренные в ст. 218—221 НК РФ. Налоговый агент может применить при исчислении налога с доходов от предоставления имущества в аренду стандартные налоговые вычеты, основанием для которых является письменное заявление арендодателя-налогоплательщика и документы, подтверждающие его право на этот вычет (п. 3 ст. 218 НК РФ). Если организация арендует имущество у работника, работодатель может предоставить ему имущественный налоговый вычет, предусмотренный подпунктом 2 п. 1 ст. 220 НК РФ. Налоговый вычет применяется ко всем доходам, облагаемым по налоговой ставке 13 %, при условии соблюдения всех необходимых условий для его предоставления. Иные виды налоговых вычетов (социальный или имущественный, установленный подпунктом 1 п. 1 ст. 220 НК РФ) могут быть получены арендодателем-налогоплательщиком только при подаче налоговой декларации в налоговый орган по окончании налогового периода (п. 2 ст. 219 и п. 2 ст. 220 НК РФ).

Если арендодатель не имеет статуса налогового резидента Российской Федерации, его доходы от сдачи имущества, находящегося в Российской Федерации, облагаются по налоговой ставке 30 % без применения налоговых вычетов (п. 4 ст. 210 и п. 3 ст. 224 НК РФ).

Организация-арендатор удерживает с собственника квартиры начисленную сумму налога на доходы физических лиц при фактической выплате арендной платы и перечисляет ее в бюджет не позднее следующего дня после ее удержания.

Если договор аренды заключается от имени командированного сотрудника, то владелец квартиры (арендодатель) самостоятельно уплачивает налог на доходы физических лиц в бюджет (подпункт 1 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Если организация не возмещает, а самостоятельно оплачивает за арендодателя – физическое лицо коммунальные и эксплуатационные услуги, размер платы за которые не зависит от их фактического использования, то стоимость оплаченных услуг является доходом физического лица – арендодателя в натуральной форме.

В бухгалтерском учете затраты на аренду квартир и коммунальные платежи относятся к расходам по обычным видам деятельности и отражаются ежемесячно (п. 5, 7, 16 и 18 ПБУ 10/99). Арендная плата и коммунальные расходы учитываются по дебету счетов учета затрат на производство или расходов на продажу.

Важно, чтобы в договоре была указана стоимость квартиры, так как стоимость полученного в аренду имущества должна учитываться у арендатора на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

Рассмотрим порядок налогообложения и бухгалтерского учета операций по аренде квартиры для проживания командированных сотрудников.

По договору арендатор возмещает арендодателю коммунальные платежи.

В соответствии с приказом руководителя организации специалист основного производства находился в июле 2008 года в служебной командировке в Москве и проживал в вышеуказанной квартире 10 календарных дней.

Арендодатель представил организации копии счетов и квитанций на оплату коммунальных расходов. Коммунальные платежи по арендованной квартире за июль 2008 года составили 2550 руб., из них за электроэнергию было оплачено 550 руб., за услуги, размер оплаты которых не зависит от их фактического потребления, – 2000 руб.

Суммы арендной платы за июль 2008 года и компенсации коммунальных расходов были выплачены арендодателю 26 июля.

В июле 2008 года организация в налоговом учете имела право включить в расходы:

арендную плату в размере 2581 руб. (8000 руб. : 31 дн. x 10 дн.);

коммунальные платежи в сумме 823 руб. (2550 руб. : 31 дн. x x 10 дн.).

Организация в качестве налогового агента удержала у А.Р. Никандрова налог на доходы физических лиц и уплатила его в бюджет не позднее 27 июля 2008 года. Сумма налога составила 1300 руб. [(2000 руб. + 8000 руб.) x 13 %].

В бухгалтерском учете организации в июле 2008 года были оформлены следующие проводки:

Д-т 20 К-т 76 – 8000 руб. – начислена арендная плата за июль;

Д-т 20 К-т 76 – 2550 руб. – списана компенсация коммунальных платежей за июль в расходы по обычным видам деятельности;

Д-т 76 К-т 68 – 1300 руб. – удержан налог на доходы физических лиц с суммы арендной платы и возмещения коммунальных расходов, выплаченных А.Р. Никандрову;

Д-т 76 К-т 50 «Касса» – 9250 руб. (8000 руб. + 2550 руб. – – 1300 руб.) – перечислена арендная плата и возмещены коммунальные платежи А.Р. Никандрову за вычетом удержанного налога на доходы физических лиц;

Д-т 68 К-т 51 – 1300 руб. – перечислен налог на доходы физических лиц в бюджет.

Особенности оплаты проживания без предоставления подтверждающих документов при командировке

После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.

И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2018 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2018 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2018 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2018 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно. Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д., и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Это интересно:  Регистрация права собственности на дом перечень документов

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?

Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.

Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Договор посуточной аренды квартиры 2018 (образец, содержание разделов)

Стоимость посуточной аренды квартиры на порядок выше среднерыночной, если сдавать жилье в найм помесячно и пересчитывать сумму ежемесячного платежа за каждый день. Как правило, она выше в 2-3 раза. Окончательная цена зависит от многого:

  • Субъекта России, где расположена квартира. В Москве она значительно выше, чем в провинциальном районном центре.
  • Месторасположения квартиры. В фешенебельном районе квартиры стоят дороже.
  • От наличия мебели и ремонта. От количества суток, на которые арендуется квартира. Обычно владельцы помещений предоставляют скидки, если съемщик с самого начала пожелает вселится на несколько дней, например, на неделю.

Сдача квартиры в аренду на сутки – в этом случае жилое помещение, которое сдаётся в аренду в отличие от квартиры для длительной аренды, должно предоставлять арендатору максимально комфортные условия. Его задача — заменить постояльцу гостиничный номер.

Поэтому в ней должен быть:

  • полной комплект мебели,
  • посуда,
  • полотенца и постельное белье для постояльцев,
  • средства гигиены,
  • гладильная доска и утюг,
  • бытовая и кухонная техника.

Договор аренды квартиры посуточно

Образец Договора скачать:

Предмет договора

Помимо детального описания квартиры (адрес, этаж, площадь, число комнат), следует указать то количество суток, на которые жилье передается в аренду. Также в договоре должно быть прописано и время (с привязкой к часам) вселения и выселения из помещения. Договор аренды комнаты несколько будет отличаться.

Большинство хозяев сдаваемого жилья по аналогии поступают точно также. Поэтому, вселение в помещение раньше времени или освобождение его с опозданием будет чревато для нанимателя увеличением арендной платы.

К помещениям, сдаваемым в пользование посуточно, предъявляются отдельные требования в части наличия всей необходимой мебели, бытовой техники, кухонной утвари и т.д. Ведь выбирая таким способом альтернативу гостинице, человек рассчитывает и на определенный объем сервиса.

Поэтому, в качестве приложения к договору следует составить перечень мебели и техники, находящейся в квартире. Он может понадобиться и для того, чтобы обезопасить арендатора от обвинений (а этого, к сожалению, исключить нельзя) в краже того имущества, которого на самом деле не было.

Арендная плата и коммунальные платежи

В посуточном договоре найма квартиры арендная плата определяется как за сутки, так и за все время пользования жильем. В большинстве случаев она взимается целиком при вселении в квартиру. Не исключено, что при освобождении помещения с опозданием, арендатору придется внести доплату.

Также договором должен быть предусмотрен порядок компенсации коммунальных услуг, потребленных за время проживания в квартире. Как правило, она включается в состав арендной платы. Однако встречаются и случаи, когда арендодатель настаивает на оплате таких расходов отдельно.

При данной ситуации в договоре следует указать тарифы на те или иные виды услуг. Сами же показания счетчиков должны быть зафиксированы в Актах приема-передачи, которые составляются сторонами договора при передаче или возврате жилого помещения .

Права и обязанности сторон

При посуточной аренде жилья у сторон договора могут возникать дополнительные обязанности. Так, по аналогии с гостиничным сервисом, арендодатель может взять на себя обязательства по ежедневной уборке квартиры и смене постельного белья.

Как правило, на арендодателя возлагается обязанность устранять все поломки и аварии в коммуникациях, проложенных внутри помещений. В этом случае наниматель должен незамедлительно уведомить арендодателя о возникновении подобных обстоятельств. Также арендатор обязан поставить в известность хозяина и о других чрезвычайных обстоятельствах.

Если квартиру на короткий срок снимает человек, приехавший в командировку, то для него важно получить документ, подтверждающий понесенные расходы на проживание. Дело в том, что в соответствии с налоговым законодательством РФ документально подтвержденные расходы по найму жилья в период командировки не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц.

Если же такие расходы подтвердить не удастся, то от налогообложения освобождаются такие суммы затрат на проживание в день:

  • 700 рублей для командировок в пределах РФ;
  • 2500 рублей в случае командировки за границу.

С этой точки зрения предпочтительнее посуточно нанимать квартиру у юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Тогда они смогут выдать на сумму арендной платы чек или квитанцию. Эти документы понадобятся для бухгалтерии предприятия, направившего работника в командировку.

Бывает так, что предприятие посылает в командировку сразу нескольких своих сотрудников. Все они совместно могут пользоваться одной квартирой. В этом случае они также должны быть вписаны в отдельный пункт договора аренды.

Порядок передачи квартиры

При передаче жилья в аренду и его возврате составляются Акты приема-передачи. В них фиксируется техническое состояние квартиры на соответствующий момент. Если коммунальные услуги подлежат отдельной компенсации, то в Актах должны быть указаны показания всех счетчиков как на момент вселения, так и выселения лица из квартиры.

Перед заключением договора арендатор должен проверить состояние всех коммуникаций (вода, газ, свет, канализация, сантехника), а также исправность находящейся в квартире техники. В случае обнаружения неисправностей, он должен незамедлительно поставить об этом в известность арендодателя.

Ни один из договоров не обходится без условий, касаемых ответственности сторон. Договор посуточного найма жилья в этом отношении не является исключением. Здесь нужно прописать условие относительно того, что арендатор несет ответственность за ухудшение состояния квартиры или находящегося в ней имущества только при наличии у него вины.

Часто возникает необходимость в продлении времени найма помещения. В этом случае должно быть составлено дополнительное соглашение об увеличении периода аренды. При этом арендодатель вправе потребовать внесения дополнительной платы за новый срок проживания в квартире. А по некоторым причинам и расторгнуть договор.

Договор найма (аренды) квартиры, заключаемый на определенное количество суток, имеет свои особенности, которые заключаются в следующем:

  1. Такой договор подлежит заключению на строго оговоренный сторонами срок. Так, если долгосрочная аренда предполагает возможность автоматической пролонгации срока действия договора, то в случае заключения договора аренды квартиры посуточно, договор подлежит прекращению. И для того, чтобы стороны могли дальше продолжать правоотношения, следует заключать новый договор на новый срок, или же к имеющемуся соглашению на посуточную аренду подписывать дополнительное соглашение с указанием нового срока действия;
  2. Срок действия указывается со ссылкой не только на число, месяц и год, но даже и на время, когда наступает прекращение срока действия договора;
  3. Помимо арендных платежей, арендодателю передается страховая сумма, на случай повреждения или пропажи имущества, причинения имущественного вреда соседям, в следствие затопления;
  4. Оговаривается условие, при наступлении которого арендодатель возвращает страховую сумму съемщику жилья. Например, после проверки наличия и целостности имущества, которое находилось в квартире, отсутствия жалоб со стороны соседей и тому подобное;
  5. Запрет на подселение в квартиру третьих лиц, сдачи ее в субаренду;
  6. Применение штрафных санкций, если условия договора будут нарушены.

Статья написана по материалам сайтов: www.vkaznu.ru, kadriruem.ru, econ.wikireading.ru, kadrovyhdel.ru, gosdetstvo.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector