Копия трудовой книжки, заверенная работодателем: образец 2019

Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

Содержание статьи:

Содержание

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

  1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
  2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.
  2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.
  3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.

Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.

Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.

Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

  1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.
  2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
  3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.
  4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

  1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
  2. Указаны инициалы специалиста.
  3. Вписана должность лица, заверяющего документ.
  4. Стоять подпись кадрового специалиста.
  5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца — конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

  1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
  2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Последние новости

Самозанятые граждане, что выбираете — налоги или штрафы

На днях в Госдуме будет рассматриваться предложение, согласно которому, самозанятых граждан в России будут штрафовать на всю сумму дохода. Рассмотрим подробнее, что будет, если предложение будет внесено в законопроект о самозанятых — и его утвердят.

Индивидуальный пенсионный капитал появится в России – как за свой счет россияне будут формировать будущую пенсию?

В России готовится законопроект федерального уровня, направленный на разработку индивидуального пенсионного капитала, а также системы негосударственного пенсионного обеспечения. Пока проводятся публичные обсуждения и учитываются мнения россиян по данному вопросу. Рассмотрим подробнее, каково содержание проекта, и какие новшества он подразумевает.

Кто является плательщиком НДС – платят ли НДС обычные граждане, и в каких случаях?

НДС — самый загадочный налог. О нем регулярно рассказывают по телевизору, так как он касается каждого гражданина нашего государства. Но мы ведь не получаем извещений о необходимости его уплаты. Кто является плательщиком ндс, и что это вообще за налог? Давайте разбираться!

Это интересно:  Как купить земельный пай сельхозназначения: заключение договора купли-продажи, образец

Электронные трудовые книжки
в России

Обеспечение безопасности персональной информации сотрудников

Проблема номер один — обеспечение безопасности этой базы. Чтобы никто не смог по злобе или неаккуратности удалить у работника сведения, например, о его работе на Крайнем Севере. Ведь это уменьшит его размер пенсии.

Нужно поставить барьер и на пути ловкача, который, наоборот, захочет такие сведения вписать в свою более скромную трудовую биографию. Ну и чтобы система не обрушилась от вирусной или хакерской атаки. «Здесь может быть применима система блокчейн, которая будет максимально исключать возможность некорректной информации о предыдущей работе и опыте кандидата», — пояснили КП в пресс-службе сервиса Rabota.ru.

Когда введут

Как она будет выглядеть

Бумажную трудовую можно выкинуть?

Как будем устраиваться на работу

ЧЕМ ХОРОШ ЭЛЕКТРОННЫЙ ВАРИАНТ

Легко восстановить

Потеря бумажной трудовой книжки — это реальная трагедия. Единственное спасение — нотариально заверенная копия. А если ее нет, придется ходить по адресам, вспоминать по крупицам трудовую биографию. Да и есть ли ныне те предприятия, на которых человек работал, например, лет 20 назад? Нужно будет посидеть в архивах. Кто-то скажет: ну и шут с ней, с книжкой! И ошибется. Потому что она может здорово помочь работнику в спорах с пенсионным фондом: где человек, работал, сколько лет, на каком производстве — все это влияет на размер пенсии.

С электронным документом в этом плане намного проще. Все сведения будут продублированы в специальной базе. Страницы не истреплются, чернила не размоются и не выцветут.

Охраняет пенсию

Защищает права

Не будет, как ожидается, и проблем с выдачей документа при увольнении. При цифровом режиме бессмысленно говорить желающему уволиться сотруднику: «А я тебе трудовую не отдам!»

Работник в любой момент может запросить из ПФР сведения о своей трудовой деятельности в режиме реального времени и проверить их правильность. Оперативный доступ к такой информации получат не только работники и работодатели, но и государственные органы, а также суды.

Экономит время

Не надо будет бегать со своими трудовыми документами или их заверенными копиями из одного ведомства в другое. А ведь помимо ПФР и нового места работы трудовая может понадобиться, например, при оформлении виз, пособий (в органах соцзащиты), кредитов (в банках).

Заинтересованные структуры и без работника смогут посмотреть всю нужную информацию о нем.

Меньше волокиты будет и при оформлении перехода с одной работы на другую, и при приеме на удаленную работу.

Александр Ветерков. Генеральный ди⁠ректор сервиса по поиску работы и сотрудников Rabota.ru:

«Во введении электронных трудовых больше плюсов. Увеличивается сохранность информации, защищенность соискателя от недобросовестного работодателя, повышение качества самого документооборота, стандартизация, снижение человеческого фактора, большая прозрачность для государства.

К минусам следует отнести риски утечки данных или их потери в случае сбоя, но хочется верить, что они невелики. Вероятно первичное увеличение затрат у компаний на приобретение специального программного обеспечения. Также могут быть сложности у кадровиков и у сотрудников, особенно тех, кто не очень дружит с компьютерами. Но это вопрос решаемый — мобильные телефоны освоили все».

Как заверить трудовую книжку для банка: правовые нормы, условия и требования, советы юристов

В некоторых случаях работнику требуется сообщить данные о своем месте труда, подтвердить трудовой стаж и тому подобное. Для многих организаций, например, для банка, заверенная копия трудовой книжки является самой важной информацией. Как ее получить?

Понятие данного документа

Как заверить трудовую книжку для банка? Трудовая книжка представляет собой документ, который содержит историю рабочей деятельности гражданина. В ней указываются данные о человеке, на которого она заведена (ABJ, дата и год рождения), о его образовании (например, высшее, среднее профессиональное и так далее), профессии и специальности. Заводят заверенную копию трудовой книжки (для банка) работнику на его первом месте работы отделом кадров. Платить за ее изготовление не нужно. В документ вносятся данные о поступлении на должность, переводе на другую позицию, присвоении классного чина, увольнении и другие. Каждая запись заверяется подписью человека, отвечающего за кадровое делопроизводство. Запись о прекращении отношений с работодателем обязательно удостоверяется личной подписью сотрудника.

Немного из истории возникновения документа. В середине восемнадцатого века во Франции при трудоустройстве начали требовать документ от последнего работодателя. Такая мера стала необходимой в связи с ростом числа бродяг, которые не имели постоянного места жительства, часто меняли место работы и тому подобное. Примерно через тридцать лет были введены трудовые книжки, в которые вносились сведения с разных мест работы гражданина.

Удобно ли данное нововведение? Безусловно. Да, бюрократии стало больше, зато и уровень порядка на рабочих местах повысился. Теперь на трудовые посты брали людей, о которых было известно чуть больше, чем ничего. Соответственно, на специалиста, чье место работы было ранее подтверждено, сразу можно больше надеяться (или полагаться на него в меньшей степени). Положительные (порядок) и отрицательные (бюрократия) аспекты есть у всего. Чем-то нужно жертвовать ради получения блага.

Законодательство

Первоначальный срок нововведений был определен июлем 2017 года. Однако вышеуказанный стандарт приобрел силу только годом позднее. В целом изменений оказалось немного. Однако существенные новшества коснутся необходимости направить документ в стороннюю организацию, например, при предоставлении заверенной копии трудовой книжки для банка. Несмотря на необязательный характер государственных стандартов, лучше руководствоваться ими для единого подхода к оформлению документов, отсутствия недопонимания между организациями.

Для чего необходима копия трудовой

Так как наниматель не имеет право выдавать оригинал трудовой на руки, то для предоставления в другие организации делается заверенная копия. Она может понадобиться в следующих случаях:

  1. При поиске новой работы. Потенциальному работодателю может быть необходимо подтверждение нужного опыта кандидата официальным документом, а также отсутствия недопустимых для него причин увольнение (например, пребывание на рабочем месте в нетрезвом состоянии, нарушение трудовой дисциплины). В некоторых случаях для замещения должности необходимо пройти конкурсный отбор, в состав материалов для которого включается трудовая книжка.
  2. Заверение трудовой книжки для банка. Такая необходимость возникает в случае намерения человека получить заемные средства по потребительскому, автомобильному, ипотечному или иному кредиту. Если заработная плата такого субъекта перечисляется в ту же организацию, в которую подают заявку на кредит, то банк обходится без трудовой книжки.
  3. Для расчета выплат по пенсии. Размер такого денежного содержания зависит от стажа, который подтверждается трудовой книжкой. Копия передается в Пенсионный фонд РФ.
  4. При изготовлении заграничного паспорта. В перечне обязательных документов Федеральной миграционной службы в таком случае есть копия трудовой.
  5. При потере оригинала. Если трудовая книжка была утеряна, то по копии есть возможность восстановить данные. Когда подобный случай происходит по вине работодателя, то он сам занимается ее восстановлением. В другом случае работник самостоятельно воспроизводит записи, для чего необходимо сделать объезд всех организаций, в которых пришлось поработать.
  6. Усыновление. Органы, принимающие решения о передаче ребенка новым родителям, опираются, в том числе, на данные из трудовой для оценки стабильности финансового положения и занятости претендентов на усыновление.
  7. Получение денежных средств из бюджета. Известны случаи требования оригинала документа в подобных целях, что является противоправным.
  8. Работа по совместительству. Может потребоваться при внешнем совместительстве, то есть дополнительной работе в другой организации. Обязательное предоставление в таком случае не предусмотрено. Однако работодателю может быть важна информация об основном месте работы. Например, если сотрудник трудоустроен на должность гражданской госслужбы, то о его совмещении должно стать известно основному работодателю и тот дает свое согласие либо несогласие на дополнительную работу. В течение двух лет с момента увольнения со службы новые работодатели, в том числе работающие по договорам подряда, должны уведомить о найме предыдущую организацию.

Правила изготовления копии данного документа

Перед сотрудником отдела кадров может встать после соответствующего обращения задача: «Как правильно заверить трудовую книжку для банка?». Решение ее аналогично заверению в другие организации. В первую очередь сотрудник выражает свою необходимость в выполнении рассматриваемой процедуры. Для этого он пишет заявление, на которое должны отреагировать в течение трех трудовых дней с момента его подачи. Данный срок обозначен в статье 62 ТК РФ. Если работодатель не уложился в него, то работник вправе обратиться в трудовую инспекцию для принятия мер административного воздействия, в том числе в виде штрафа. В маленьких компаниях получить документ можно быстрее, обратившись устно к кадровику.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, для банка может быть снята двумя способами. Первый вариант предусматривает наличие отметки о заверении на каждой странице копии. В таком случае листы могут быть скреплены обычным степлером. Второй вариант образца заверенной копии трудовой книжки для банка обязывает на каждой странице копии поставить номер, сшить листы между собой, наклеить листок, в котором указывается количество листов, подпись заверяющего лица и его должность, скрепить печатью организации. Надежнее пользоваться первым способом, учитывая сложившуюся позицию судебных органов. Копируются все листы, на которых имеются записи. Каких-то стандартов по расположению страниц трудовой на бумаге, расположении отметок сотрудника отдела кадров или руководителя, печати и так далее не предусмотрено. Однако лучше каждую страницу трудовой располагать на отдельном листе, чтобы избежать придирок принимающей стороны. Внесение дополнительной информации в трудовую книжку аннулирует ранее изготовленные ее копии.

Это интересно:  Аренда нежилого помещения между юридическими лицами: образец содержания договора, особенности сдачи между двумя ООО, как регистрировать, продлять и вносить изменения в соглашение

Как заверить документ для банка

Некоторые кадровики при поступлении задачи заверить трудовую книжку для банка требуют образец. Если его нет, то достаточно выполнить последовательно нижеприведенные шаги для недопущения ошибок.

Итак, инструкция, как заверить трудовую книжку для банка или другой сторонней организации:

  • на копировальном аппарате делаются копии всех заполненных листов;
  • на каждом полученном листе в его нижней части ставится штамп или надпись с содержанием «Копия верна» или «Верно» (или другая формулировка с использованием этого слова);
  • рядом с вышеуказанной записью ставится штамп или прописывается должность уполномоченного лица, ставится его подпись и расшифровка (им обычно выступает сотрудник из отдела кадров, главный бухгалтер или непосредственно руководитель организации);
  • указывается дата, в которую производилось заверение;
  • проставляется печать организации, таким образом, чтобы она частично перекрывала скопированное содержимое трудовой и подпись;
  • вносится информации о месте хранения оригинала;
  • при необходимости дополняется записью «работает по настоящее время».

При прошивке копии необходимые надписи делаются на последнем ее листе. Добавляется в указанный порядок действия по скреплению листов. Происходит это с помощью иголки и нитки либо проделываются отверстия в бумаге дыроколом, через которые пропускают нить. Ее концы остаются на оборотную сторону документа, и сверху них наклеивается листок, на который вписывается количество листов.

Новшества, введенные с 01.07.2018 г.

Особенно важно учитывать новые правила лицам, озабоченным тем, как заверить трудовую книжку для банка. В упомянутом выше ГОСТе, который начал свое действие в 2018 году, содержится пункт, который предусматривает указание места хранения оригинала трудовой книжки. Указывается не только наименование компании-работодателя, но и реквизиты дела, в котором находится подлинник трудовой. Сведения о деле могут отсутствовать, если масштабы организации достаточно малы и трудовые книжки располагаются в сейфе. Потому трудовая книжка, заверенная для банка, претерпела изменения.

Количество листов в трудовой книжке ограничено. Когда в ней не остается места для записей, начинает заполняться вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку, на первом листе которого ставится его серия и номер. Вкладышей может быть несколько, нет предела их числу. Он удостоверяется подписью кадровика или начальника и печатью сразу, как только начинает заполняться. В этом его отличительная черта. Как заверить трудовую книжку для банка с вкладышем? Дополнительные листы заверяются точно так же, как и остальные.

Образец записи

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец с учетом всех вышеперечисленных нюансов может выглядеть следующим образом:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в АО «Работодатель» в деле № 42 за 2017 год

Менеджер по персоналу Соколова (Соколова С.С.) 09.08.2018 г.».

Срок действия

Часто заемщики интересуются вопросом: «Сколько действует заверенная трудовая книжка для банка?». На сегодняшний день практически нет бессрочных документов. Это касается и их копий. Ведь за период от ее изготовления до предоставления могут произойти значительные изменения. В нормативно-правовых актах ответа нет. Это касается не только срока копии трудовой книжки для банка и для других сторонних организаций. Именно они устанавливают свои правила, в которых указывается, не позже какого времени должен быть заверен документ. При консультировании специалистами, а также при осмотре информационных стендов можно ознакомиться с образцом заверенной копии трудовой книжки для банка, а также сроками ее действия. Многие банки принимают его равным одному месяцу. Это касается займов для самых различных целей.

Исходя из срока, в который заверенный документ имеет юридическую силу, стоит выстраивать дальнейшие планы по работе с банком. Иначе может случиться так, что срок действия заверенной копии закончится, а все необходимые процедуры сотрудники организации еще не успели выполнить. Будет потеряно много времени на восстановление заверенной копии и на возобновление всех финансовых операций, которые в некоторых банках производятся оперативно, а в некоторых, наоборот, довольно медленно.

Советы юристов для изготовления правильной копии трудовой книжки для банка

Чаще всего не выдаст банк кредит без трудовой книжки. Потому чтобы не бегать туда из-за ошибок оформления несколько раз, работнику нужно самому проконтролировать правильность изготовления документа. Хоть банки без трудовой книжки не смогут удостовериться в официальном трудоустройстве заемщика (и смысл предоставления документа именно в этом), внешний вид и наличие всех необходимых записей, печатей и тому подобное тоже может сыграть важную роль. Есть некоторые нюансы, выделенные юристами, характерные для предоставления именно в финансовое учреждение:

  1. Формулировка записи. Чаще всего на документах, не только на трудовых книжках, ставят штамп или пишут фразу «Копия верна». Все уже привыкли к такому словосочетанию, и это первое, что приходит на ум при ассоциации с копией документа. В новом государственном стандарте 2016 года используется слово «Верно». Лучше следовать именно такому варианту.
  2. Место заверительной записи. Где именно писать необходимые сведения, строго не регламентировано. Должно соблюдаться одно условие – запись не перекрывает основную информацию, содержащуюся на копии. Сам текст пишется понятно и разборчиво.
  3. Ответственное лицо. На заверенной копии указывается наименование должности и фамилия, инициалы лица, удостоверяющего копию. Им является или сам руководитель фирмы, или лицо, назначенное им по приказу ответственным за ведение и хранение трудовых.
  4. Местонахождение подлинника. В статье был подробно рассмотрен данный аспект. Остается сказать, что еще до введения нового правила некоторые банки просили указать такие сведения. На сегодняшний день важно не забыть, что если нужно заверить трудовую книжку для банка, образец, принятый до лета 2018 года, необходимо актуализировать.
  5. Подтверждение текущего места работы. Сам факт постановки заверительной записи с датой и другими необходимыми сведениями должен говорить о том, что человек еще работает в организации. Однако некоторые банки могут потребовать наличие соответствующей фразы на копии.
  6. Количество страниц на листе. Для экономии бумаги можно разместить до четырех страниц на одном формате А4. В некоторых организациях это допускается, однако для банка лучше придерживаться соотношения одна страница трудовой = один лист бумаги.
  7. Печать. В компании может быть несколько печатей. Лучше всего ставить главную круглую печать на заверенной копии трудовой. Еще можно воспользоваться штампом кадровой службы (при ее наличии). Часто кадровики допускают ошибку, ставя печать на чистом месте листа. Она должна захватывает частично скопированную страницу документа.

Заверение трудовой книжки для банка для каждого гражданина Российской Федерации является очень важным шагом. Именно книжка отражает его трудовую деятельность, причины увольнения и другую информацию. Терять ее крайне нежелательно, ведь восстановление сведений потребует посещения всех организации, в которых человек был трудоустроен. Некоторые из них могут на тот момент прекратить существование, другие – находиться за пределами места жительства гражданина. Выдавать оригинал данного документа на руки работнику до его увольнения категорически запрещено. Если на свой страх и риск работодатель все же совершил такое действие и документ был утерян или испорчен, то восстанавливать его придется своими силами.

Министерство здравоохранения и социальной защиты выступало с инициативой отмены трудовых книжек как обязательного документа. На сегодняшний день Минтруда предлагает переход на электронные варианты подобных документов. Согласно проведенному опросу, граждане нашей страны не против такой инициативы, но с сохранением бумажного носителя. С 2020 года планируют начать передавать в электронном виде в Пенсионный фонд важные документы.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2019 году

Статьи по теме

Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2019 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2019 году надо по-новому. В статье рассмотрены ситуации, когда необходимо заверить книжку, а также приведены основные правила такого заверения.

В статье:

Оформить кадровые документы для выхода сотрудника на пенсию вы можете в нашей программе «Упрощенка 24/7». Акция: доступ в программу на год для бухгалтеров — бесплатно!

В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2019 года

Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.

Для чего необходимо заверение копии

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

Это интересно:  Допсоглашение к договору аренды в 2019 году - образец, нежилого помещения, о расторжении, о продлении срока

Заверить трудовую книжку в 2018 году и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.

Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.

На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой

Перед тем как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018, как и раньше, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.

Как заверить трудовую книжку в 2019 году: основные правила

  • слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
  • должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
  • подпись и расшифровка подписи;
  • дата заверения копии документа.

Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2018 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.

Место хранения подлинника

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Образец заверения трудовой книжки по-новому

Исходя из действующих на правил так должена выглядет запись для заверенной копии трудовой книжки:

«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2019 год».

Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2018»

Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет.

Подсказать, как правильно заверить трудовую книжку с 01.07.2018, может образец, который доступен для скачивания на нашем сайте:

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая. Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии. Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно» или «Копия верна». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

  • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
  • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
  • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
  • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
  • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

19.02.2018

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом:

16.10.2018

Таким образом заверение трудовой будет выглядеть примерно так:

Основные ошибки

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

  • Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
  • На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
  • На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
  • При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
  • Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
  • С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
  • Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.

Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию — от 30 до 50 тысяч рублей.

Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.

Внимание! Если работнику необходим документ, то ему на руки можно выдать копию, которая будет заверена по установленным правилам. Делать отметку в нотариальной конторе не требуется.

Статья написана по материалам сайтов: pravo812.ru, www.kp.ru, zakon.temaretik.com, www.26-2.ru, buhproffi.ru.

«

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий