+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Уведомление о необходимости получения трудовой книжки после увольнения: порядок составления и образец письма

Нередко ответственность работников, не отличающихся дисциплинированностью, перекладывается на должностное лицо или руководителя. Это не удивительно, ведь в отличие от них, он будет искать выход из сложившейся ситуации.

Часто уполномоченным лицам приходится отвечать за поступки других. В обратном случае – появится ответственность перед законом за ненадлежащее исполнение собственных обязанностей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Содержание

Сроки выдачи

После внесения записи в трудовой книжке при увольнении по собственному желанию или по любой другой причине, ТК выдаётся работнику на руки и под расписку в день увольнения. Не выдача ТК в течение трёх последующих дней – серьёзное нарушение. Нарушать это правило – чревато неприятностями, которые может преподнести ситуация с оставленной трудовой с самой непредсказуемой стороны.

В последний рабочий день непременно нужно выдать документ увольняющемуся лицу, независимо от оснований, по которым расторгнуты производственные отношения.

Для этого:

  • Работник обязан присутствовать на рабочем месте до конца рабочего дня или, как минимум – до момента получения ТК.
  • Заранее был предупреждён о сроках и условиях передачи ему на руки ТК.
  • Подошёл к сотруднику кадрового отдела (работодателю) самостоятельно.
  • Проверить заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и поставить в ней подпись о получении ТК. Пломба для журнала учета трудовых книжек должна быть не сорвана.
  • Отсутствие перечисленных действий, особенно со стороны нарушителя дисциплины, уволенного по взысканию, принуждают работодателя принимать на себя чужую ответственность. В итоге виновным окажется субъект, который обязан был выдать документ, а не тот, который должен был его забрать.

    Его инициатива с необходимостью компенсирует бездействие бывшего сотрудника. Принятие мер заключается в оповещении лица об обязанности забрать документ.

    Ответственность за задержку и невыдачу

    Не выданный вовремя документ – правонарушение, за которое может вменяться ответственность в соответствии со статьёй 232 ТК РФ. Уволенный, не получивший на руки ТК, окажется в положении человека, который по правилам не может быть трудоустроен в другом месте.

    Соответственно он будет выжидать время, которое может составить срок несколько месяцев, а затем – обратится в суд. В судебном порядке, доказав гражданским иском, что ему не выдали ТК с записью, он затребует оплаты вынужденного прогула за счёт средств организации.

    Если его непорядочность этим не ограничится – он может взыскать и моральный ущерб, доказав, как сильно он пострадал от самоуправства бывшего руководителя, руководствуясь статьёй 21 ТК РФ.

    Трудовая инспекция знакома с подобными ситуациями, которые встречаются повсеместно. Бывшие сотрудники, затаившие обиду на работодателя, уволившего их, готовы к тому чтобы доставить неприятности и поживиться за его счёт.

    Что делать, если работник не пришел забрать?

    Если бывшего работника уволили за прогулы, а в назначенный для увольнения день он не явился на своё рабочее место, обязательно составьте акт о допущенном им дисциплинарном нарушении. Он защитит вас от возможных нападок с его стороны.

    Если он на работу явился, но забыл зайти к вам и надлежаще оформить документы – с ним нужно связаться к концу рабочего дня:

    • по мобильной связи;
    • по рабочему телефону;
    • по электронной почте.

    Имейте в виду, что к этому времени трудовая книжка должна быть оформлена по установленным стандартам и требованиям.

    В случае неявки уволившегося сотрудника за своей книжкой в течение трёх рабочих дней, последовавших за увольнением, составьте уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, но имеет статус документа. Оно содержит:

    • Фамилию и инициалы лица, которому адресовано.
    • Оповещение о том, что он уволен с указанием даты.
    • Сообщение, что он должен был забрать ТК, но не сделал этого.
    • Требование забрать документ незамедлительно.
    • Предложение выслать документ почтой, для чего необходим письменный запрос владельца ТК.

    Составить уведомление нужно в 2 экземплярах, один из которых подшивается в личное дело, а другой отправляется заказным письмом уволившемуся работнику, с вложенной в письмо описью и с уведомлением о получении.

    С момента отправки уведомления, с вас снимается ответственность за оставление владельцем своей книжки. Имейте в виду, у вас должны быть доказательства отправленного уведомления, что подтверждается:

    • наличием описи вложения;
    • квитанции об отправке;
    • уведомления о получении.

    Эти документы необходимо должным образом зарегистрировать, внеся в перечни входящей и исходящей корреспонденции и сохранить в личном деле работника, на случай получения от него претензий. Если в ответ на уведомление вы получите письменный запрос об отправке трудовой почтой РФ, нужно будет отослать её заказным письмом.

    Что делать, если не отдают трудовую книжку при увольнении — читайте здесь.

    Через доверенное лицо

    Доверительное лицо может обратиться к вам с просьбой о получении документа вместо своего родственника или знакомого. Часты обращения жён сотрудников, уволенных за прогул.

    Не выходящие из запоя, уволенные на основании дисциплинарного взыскания их супруги не решают вопросов собственного жизнеобеспечения. Ни в коем случае в подобных ситуациях не передавайте документ. Если уволенный сотрудник:

    • болен;
    • находится за пределами города;
    • не может или не желает подойти лично,

    он может обратиться с просьбой к доверенному лицу. В свою очередь он должен обеспечить его нотариально удостоверенной доверенностью на получение ТК. Без предъявления доверенности выдача документа третьим лицам недопустима.

    Как правило, кадровики выдают документ по доверенности, а рядом с записью о получении книжки, ставится фамилия и подпись доверенного лица, реквизиты доверенности. Когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении — читайте тут.

    Для подстраховки рекомендовано изымать разовую доверенность, а с иных видов доверенности снимать копию, подшивая заместительный документ в личное дело.

    Акт об отказе

    В некоторых конфликтных ситуациях в ответ на требование получить документы, работник грубит работодателю, переполненный эмоциями и негативными переживаниями, отказываясь забрать документ. Имейте в виду, что после того как эмоции утихнут, он вполне сможет возбудить иск, сославшись на невыдачу документа.

    В этом случае необходимо составить акт об отказе получения книжки. Для этого подойдите к возмущённому сотруднику с несколькими (двое и более) лицами, которые станут свидетельствовать в вашу пользу и дайте чёткую и непротиворечивую команду подойти за получением трудовой книжки.

    Если в ответ будет произведён грубый выпад с отказом выполнения распоряжения, вы можете составить акт. Этот документ составляется в свободной описательной форме с представлением перечня присутствующих лиц, которые стали свидетелями того, что указанное лицо отказалось от получения ТК.

    Описать ситуацию отказа нужно в лаконичной форме с перечислением противоправных действий виновного:

    • нетрезвое состояние;
    • использование нецензурной брани;
    • использование оскорблений и угроз.

    После этого он может получить документ в любое удобное для него время лично или через посредника, но свидетельствовать против вас в суде он уже не сможет.

    Ознакомиться с актом нарушитель должен под роспись, но если он от этого отказывается – текст акта зачитывается ему, а присутствующие подписываются под пометкой об отказе подписи с его стороны.

    Как забрать трудовую книжку по почте?

    Несмотря на сомнительную надёжность транспортировки важных документов Почтой России, по мнению некоторых кадровиков, в определённых случаях не удаётся избежать необходимости её использования.

    Она осуществляется, когда уволившийся сотрудник находится за пределами населённого пункта, в котором осуществлялась его трудовая деятельность. Такие ситуации часто возникают:

    1. При работе специалистов или рабочих в крупных городах государственного значения.
    2. Для сотрудников филиалов, центральный офис которых расположен в другом городе.
    3. При работе вахтовым методом. Для вахтовых рабочих, у которых изменились обстоятельства до приезда на вахту, предусмотрены определённые условия получения и передачи документов.
    Это интересно:  Согласие супруга на продажу, покупку недвижимости, квартиры, автомобиля. Образец 2019 года

    Отправка трудовой почтой РФ для них осуществляется на основании написанного ими собственноручно заявления:

    Заявление на выдачу

    Может быть написано заранее, в присутствии работника на рабочем месте. Его нужно удостоверить у руководителя организации. Оно составляется по обычным правилам составления заявлений на имя руководителя.

    Особых типовых требований и оформления на бланке организации к заявлению не предъявляется, так как в особых случаях работнику приходится писать заявление по собственному усмотрению.

    В заявлении обязательно должны быть указаны:

    • дата увольнения;
    • причина увольнения;
    • выражена просьба переслать документ;
    • адреса пересылки.

    В завершение оно должно быть подписано заявителем и проставлена дата его составления.

    Написать заявление о пересылке трудовой почтой РФ целесообразно также в следующих ситуациях:

    1. Когда увольняющийся сотрудник заведомо осведомлён о планируемом отсутствии на рабочем месте в последний день.
    2. Когда увольнение следует непосредственно за командировкой, из которой неудобно возвращаться за ТК.
    3. Если владелец документа находится в отъезде по семейным обстоятельствам, на лечении или по иным причинам, не позволяющим лично явиться в отдел кадров.

    На основании перечисленных причин отсутствия работника на рабочем месте, вы можете отправить трудовую почтой РФ.

    Для этого подойдите непосредственно в почтовое отделение, удобно расположенное от места работы. Возьмите бланк на отправление заказного письма с уведомлением о получении и бланк описи вложения, заполните их. Оператор оформит письмо и выдаст вам уведомление о его отправлении.

    Через определённое время, вам доставят уведомление о получении заказного письма работником. Опись, квитанцию и полученное уведомление – зарегистрируйте в журнале входящей и исходящей корреспонденции и продолжайте хранить в личном деле.

    В некоторых случаях запрос выслать ТК может быть сделан телеграммой. Полученная телеграмма имеет юридическую силу, равную согласию о пересылке. Более того – телеграфировать для ускорения процесса вполне уместно. В этом случае нужно поступать таким же образом, как и в прочих случаях пересылки.

    Получение документа на почте

    Если владелец ТК находится с вами на связи, интересуясь передвижением своего документа, вы можете продиктовать ему по телефону или выслать электронной почтой идентификационный номер почтового отправления. По этому номеру у него появится возможность отслеживать передвижение письма.

    Соответственно ему не потребуется ожидать почтового извещения, он может прийти в почтовое отделение для получения письма в момент его прибытия.

    Эту информацию легко получить на официальном сайте Почты России, где отражены все перемещения почтовых отправлений по их уникальным идентификационным номерам. Для этого на сайте нужно выбрать услугу «отслеживание» и ввести в предложенном поле трек-номер или несколько номеров через пробел.

    В открывшемся окне вводится идентификатор отправления, по которому можно определить место пребывания заказного письма.

    Этот сервис удобен тем, что позволяет сэкономить время, необходимое на отправление извещения. Некоторые почтовые отделения тратят на эту процедуру несколько дней.

    Получив его, он подойдёт с паспортом лично и получит заказное письмо. После получения им документа, почтовый работник отправит в ваш адрес уведомление о том, что он его получил.

    Отправление Почтой России – практически единственный удобный вариант для проживающих в другом городе уволенных работников. Так же он может использоваться в тех случаях, когда бывший работник не желает встречаться с бывшим работодателем, подходя за ТК.

    Снятие ответственности с работодателя

    Если, вопреки активности работодателя, работник не получил трудовую книжку, руководствуясь убеждениями, принципами, на основании обычной обиды или элементарной лени – ответственность с работодателя может быть снята. Это происходит после выполнения им следующих действий:

    1. Отправления уведомления с требованием забрать ТК заказным письмом с уведомлением о получении.
    2. Составления акта об отказе.

    На хранении у работодателя оказываются трудовые книжки, в следующих случаях:

    1. При полном игнорировании бывшим работником требований забрать документ, отсутствии ответа на уведомление и отсутствие работника в последний рабочий день на рабочем месте.
    2. Если заказное письмо, с вложенным документом не было получено, а вернулось адресату.
    3. После составления акта об отказе забрать ТК, ознакомления с ним или зачитывания текста вслух, в присутствии свидетелей.

    После надлежаще проведённых действий со стороны лица, уполномоченного на хранение и выдачу книжек, их необходимо зарезервировать.

    Специалист отдела кадров или предприниматель должны выдержать срок 3 месяца. Если за этот период времени владелец ТК не объявится – документ нужно оформить. Это происходит следующим образом.

    В журнале регистрации выдачи ТК, а также в личной карточке, где работник должен расписаться за выдачу, нужно внести запись о том, что за её получением лицо (с указанием фамилии и инициалов) не явилось.

    Заключение

    Если вы руководите организацией или ответственны за работу с персоналом, не рассчитывайте на то, что любая проблема может не перерасти в серьёзное препятствие. Решать её нужно незамедлительно, не пожалев определённого вложения сил и времени. Впоследствии затраченные ресурсы могут быть более ощутимыми.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Правила выдачи трудовой книжки работнику при увольнении

    Что говорит законодательство

    Судебная практика

    • пытался трудоустроиться без трудовой;
    • потенциальные работодатели ему отказывали по причине отсутствия документа о трудовом стаже.

    Алгоритм действий работодателя

    Чтобы обезопасить себя, кадровому специалисту необходимо знать, как действовать в разных ситуациях:

    1. Если работник явился в последний рабочий день и получил на руки документы, необходимо зафиксировать факт их своевременного вручения. В частности, сотрудник расписывается в книге учета трудовых книжек и личной карточке.
    2. Если работник не пришел за документом, кадровику прежде всего нужно зафиксировать этот факт документально и проставить отметку в табеле учета рабочего времени.
    3. После этого следует направить гражданину уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец приведен в статье) лично или дать согласие на его пересылку по почте. С момента отправки заказного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи бланка. Помните, что направление документа по почте без получения на это предварительного согласия его владельца является нарушением ст. 84.1 ТК РФ.

    Документ направляется заказным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.

    В Правилах ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, нет четкой информации о том, по какому адресу нужно направить письмо. Чаще всего его отправляют на адрес, указанный в личной карточке работника. Но если у работодателя имеются другие адреса, предоставленные сотрудником, направлять документ нужно на все имеющиеся адреса, по которым гражданин может проживать. Это будет свидетельствовать о том, что руководитель принял максимально возможные меры для вручения бланка. Как должно быть оформлено письмо о получении трудовой книжки при увольнении – образец представлен ниже.

    Также может быть отправлено повторное уведомление о получении трудовой книжки.

    Образец уведомления о получении трудовой книжки при увольнении

    Если после отправки заказного письма от уволившегося сотрудника не получено письменного согласия на отправку трудовой книжки по почте, то ее следует хранить в отделе кадров предприятия в специально отведенном для этого сейфе до момента выдачи сотруднику. Установленный срок хранения документа составляет 75 лет.

    Уведомление о явке за трудовой книжкой. Образец

    Обновление: 16 декабря 2016 г.

    На территории Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, служащим для подтверждения стажа и факта исполнения должностных обязанностей гражданином. Для достижения указанных целей нормативными актами России детально прописан порядок ведения, хранения и выдачи названного формуляра работникам. Если гражданин отказывается от получения книжки или отсутствует на работе, то такому лицу необходимо направить уведомление о явке за трудовой книжкой.

    Скачать образец уведомления о явке за трудовой книжкой

    Трудовая книжка

    Статьей 65 ТК РФ прямо предусмотрено, что новый работник при оформлении на работу должен представить предприятию свою трудовую книжку.

    Исключением из этого правила являются случаи:

    • первого оформления гражданина на работу;
    • отсутствия у соискателя формуляра в связи с его порчей, утратой.

    При наличии любой из указанных причин организация или предприниматель выдает работнику трудовую книжку.

    Названный документ находится у работодателя весь период исполнения физическим лицом должностных обязанностей и возвращается гражданину только в случае его увольнения.

    Это интересно:  Образец характеристики условий труда для МСЭ: заполнение бланка и важные сведения о факторах труда работника для ВТЭК

    Все записи в трудовую книжку должны вноситься в строгом соответствии с формулировками закона и распорядительных документов предприятия.

    Ведение, хранение и заполнение формуляров осуществляется в строгом соответствии с предписаниями Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкцией, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

    Несоблюдение предписаний, содержащихся в вышеназванных нормативных актах, может повлечь за собой порчу трудовой книжки или признание записей, содержащихся в ней, недействительными.

    Выдача трудовой книжки при увольнении

    Статьей 84.1 ТК РФ установлен порядок действий сторон трудового договора при его расторжении.

    В день увольнения гражданина, являющийся его последним рабочим днем, предприятием издается приказ о расторжении трудового договора, с которым физическое лицо должно быть ознакомлено под подпись.

    В этот же день гражданину выдаются все причитающиеся ему денежные средства и трудовая книжка, содержащая необходимые записи и отметки.

    Согласно пункту 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, все отметки, сделанные предприятием в трудовой книжке, должны быть заверены:

    • подписью должностного лица;
    • печатью компании;
    • собственноручной подписью бывшего сотрудника.

    Как следует из предписаний пункта 41 вышеназванных Правил, физическое лицо, получающее свою трудовую книжку, обязано подтвердить факт ее выдачи путем проставления подписей в личной карточке и журнале учета соответствующих формуляров.

    Без указанных отметок работодатель рискует понести негативные последствия, связанные с невыдачей трудовой книжки.

    Работник не получил трудовую книжку

    На практике нередки случаи увольнения работников, конфликтующих с предприятием и отказывающихся от получения трудовой книжки. Также сотрудник может отсутствовать на месте в свой последний рабочий день.

    В случае наступления вышеуказанных событий нормы законодательных актов Российской Федерации содержат исчерпывающие инструкции, предусматривающие необходимые действия предприятия.

    Статья 84.1 ТК РФ указывает, что если уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, то предприятие должно выслать ему заказным письмом с описью вложения уведомление о необходимости явиться за формуляром или же согласиться на его направление почтовой связью.

    Пунктом 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, предусмотрена обязанность предприятия направить бывшему сотруднику письменное извещение о необходимости получить трудовую книжку.

    Такое сообщение должно быть вручено бывшему сотруднику в руки, что подтверждается его распиской с указанием даты получения уведомления.

    Если предприятие проигнорирует описанную обязанность и не направит гражданину уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, то работодатель может быть привлечен к ответственности за невыдачу формуляра. Размер таких негативных последствий определяется неполученным заработком за период с момента увольнения до даты вручения трудовой книжки или направления сообщения.

    Не допускается задержка выдачи или невыдача физическому лицу его трудовой книжки по вине работодателя. Помимо того, что на предприятие могут быть наложены финансовые санкции, оно должно будет изменить дату увольнения сотрудника. Указанные последствия прямо вытекают из содержания пункта 35 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.

    Образец уведомления о вручении трудовой книжки

    Устанавливая общий порядок действий работодателя при отказе сотрудника от получения трудовой книжки, положения ТК РФ не предусматривают образцы необходимых документов.

    Не разработаны примеры соответствующих уведомлений и в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, и в Инструкции, введенной в действие Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

    С учетом существенных санкций за невыдачу трудовой книжки содержание сообщения о необходимости ее получения приобретает особое значение.

    Как следует из буквального толкования статьи 84.1 ТК РФ, уведомление работника должно содержать:

    • фамилию, имя, отчество гражданина;
    • его адрес жительства;
    • наименование предприятия, направляющего сообщение;
    • исходящий номер и дату;
    • дату увольнения сотрудника;
    • указание на факт неполучения трудовой книжки;
    • информацию о необходимости явиться к работодателю для получения формуляра или предоставить письменное согласие на его направление почтовой связью;
    • адрес для прибытия гражданина и высылки ответа, а также режим работы;
    • фамилию, имя, отчество и подпись ответственного сотрудника;
    • печать работодателя.

    Наличие описанных реквизитов позволит утверждать о надлежащем извещении бывшего работника.

    Правильный образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения

    После расторжения трудового договора работодатель выдает уволившемуся сотруднику всю документацию, которая касается ведения его профессиональной деятельности в данной организации.

    При определенных ситуациях граждане не имеют возможности забрать эти бумаги.

    В таких случаях руководством компании на адрес бывшего работника направляется соответствующее уведомление.

    Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

    Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

    Это быстро и бесплатно!

    В каких случаях составляется?

    Несмотря на то, что трудовая книжка — достаточно важный документ, не каждый гражданин, уволившийся с работы, стремится его вовремя забрать. Это может быть связано с различными обстоятельствами.

    Что же делать в ситуации, если бывший работник просто не является за документом? Именно для таких случаев предусмотрено соответствующее увольнение.

    Если по истечению установленного для выдачи трудовой документации срока, уволившийся сотрудник не пришел за книжкой, руководством предприятия в обязательном порядке оформляется и отправляется специальное оповещение.

    Цель его отправки — напоминание о необходимости забрать документ.

    Теме отправки уведомления стоит уделить отдельное внимание. Такая необходимость связана с тем, что при нарушении установленных на законодательном уровне сроков выдачи документов, работодателю грозит штраф.

    Для того чтобы избежать возникновения вопросов со стороны органов, ведущих проверяющую деятельность, необходимо отправить уведомление таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта его отправки.

    С этой целью лучше всего отправить оповещение заказным письмом с описью содержимого.

    Кроме этого следует позаботиться о получении извещения, подтверждающего, что гражданин получил уведомление.

    Также стоит учесть, что в некоторых ситуациях забрать трудовую может представитель уволенного гражданина.

    К примеру, если его призвали в армию или отправили в места лишения свободы.

    Обязательным условием при этом считается наличие у представителя уволившегося гражданина доверенности, оформленной соответствующим образом. При получении письменного согласия на данное действие, трудовая может быть отправлена по почте.

    Как оформить при необходимости забрать документ?

    Уведомление указанного вида оформляется в свободном виде. Унифицированного образца для его составления нормативной документацией не предусмотрено.

    При написании текста важно соблюдать общепринятые в компании правила ведения документооборота.

    Структура документа может выглядеть следующим образом:

    • название, реквизиты компании;
    • порядковый номер уведомления;
    • дата составления;
    • инициалы получателя (сотрудника, трудовые отношения с которыми были расторгнуты);
    • точный адрес адресата;
    • наименование документа;
    • непосредственный текст обращения — просьба забрать трудовую книжку;
    • дата увольнения;
    • предложение получения трудовой путем почтового отправления;
    • инициалы, подпись и должность специалиста, заполнившего и отправившего письменное информирование;
    • печать организации (при наличии).

    В большинстве случаев оформлением уведомлений указанного типа занимаются сотрудники отдела кадров, потому как именно эти специалисты отвечают за оформление трудовой документации работников.

    Оповещение необходимо составлять в 2-х экземплярах. Первый — отправляется к адресату, второй — подшивается в его личное дело.

    Основным способом передачи уведомления считается почтовое отправление.

    Важно учитывать — отправлять сразу вместе с уведомляющим документом трудовую книжку категорически запрещено.

    Это действие может рассматриваться как нарушение. Совершить отправку трудовой можно только после получения письменного согласия работника.

    Важно не забыть и позаботиться о том, чтобы при получении уведомления адресатом, в компанию пришло соответствующее извещение.

    При наличии такой бумаги работодатель сможет доказать свою правоту при судебном разбирательстве.

    Скачать образец на получение

    Полезное видео

    О порядке и сроках уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки, рассказано в данном видео:

    После увольнения гражданин должен получить все документы, в которых присутствует информация о его работе в конкретной фирме.

    Если работник по каким-либо причинами не забирает трудовую книжку, сотрудниками отдела кадров отправляется на его адрес специальное уведомление.

    Документ оформляется в свободной форме. Желательно указать в нем предложение о получении трудовой по почте. Отправить ее можно только при условии получении письменного согласия.

    Руководителю важно не тянуть с отправкой уведомления, потому как несвоевременная выдача бумаг грозит ему штрафом. Для избежания такого развития событий необходимо отправлять уведомление с описью, а также оповещением о его получении.

    Это интересно:  Замена стояка канализации в квартире, обязанность ЖКХ или собственников, в чем разница ремонта отопления в жилье и подъезде, как написать заявление: образец

    Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

    Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

    Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.

    Делопроизводство

    Как составить уведомление о получении трудовой книжки при увольнении?

    Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.

    Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.

    Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?

    Что говорит закон?

    Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.

    Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.

    Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.

    Нормативная база

    Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

    В каких случаях требуется?

    Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день (день увольнения).

    Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.

    Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.

    Расторжение трудового договора

    При расторжении договора работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).

    Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.

    При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.

    Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.

    Какое наказание за подделку трудовой книжки предусмотрено законом? Узнайте тут.

    Увольнение осужденного работника

    Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?

    Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.

    Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.

    Но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).

    Работника забрали в армию

    Если сотрудника призвали для прохождения военной службы, трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.

    Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.

    В связи со смертью

    Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.

    Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.

    Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.

    Нежелание сотрудника получить книжку на руки

    Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.

    В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.

    Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку

    Оформление уведомления о получении трудовой книжки

    Как написать такое письмо?

    Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:

    • наименование и реквизиты организации;
    • номер документа;
    • дата создания;
    • ФИО сотрудника;
    • адрес, на который будет отправлено письмо;
    • название документа;
    • просьба забрать документ;
    • предложение переслать документ по почте;
    • подпись должностного лица и печать предприятия.

    Пошаговая инструкция

    Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.

    Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.

    В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.

    При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.

    Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.

    Образец и форма

    Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.

    Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:

    Пример уведомления

    Каким числом и в какие сроки нужно оформить?

    Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.

    Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.

    И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.

    Способы направления документа

    Уведомление сотруднику можно отправить почтой.

    Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:

    • во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
    • во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.

    Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.

    Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.

    Образец акта передачи трудовых книжек вы найдете тут.

    Куда наклеить голограмму в трудовой книжке? Ответ — здесь.

    Снятие ответственности с работодателя

    Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.

    Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.

    Когда пересылать трудовую книжку?

    Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.

    Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.

    Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.

    Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.

    К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.

    Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.

    В каких случаях оформляется акт об отказе?

    Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.

    Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.

    Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.

    Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.

    Каждый руководитель организации должен понимать, что при работе с персоналом часто возникают различные проблемы. Поэтому их нужно решать сразу, не надеясь на то, что все образуется само собой.

    А многие работники часто пользуются легкомысленностью своих работодателей и специально не забирают документы. Потом эти нерешенные вопросы с бывшими сотрудниками нередко приходится впоследствии выяснять в суде.

    Статья написана по материалам сайтов: lawyer-consult.ru, clubtk.ru, glavkniga.ru, azbukaprav.com, kadriruem.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector